Das Aufgabengebiet

  • Office Management: Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Organisation des Fuhrparks (Poolwagenmanagement). 
  • Terminorganisation: Verwaltung und Koordination von Terminen für interne und externe Veranstaltungen.
  • Konferenzraum-Organisation: Sicherstellung, dass die Konferenzräume stets bereit und optimal ausgestattet sind.
  • Persönlicher und telefonischer Kontakt: Betreuung der internationalen Kund:innen, Besucher:innen und Mitarbeiter:innen mit professionellem Auftreten und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten.
  • Reisemanagement: Buchung von Bahntickets, Hotels und Flügen über das Travel-Management-System sowie Kontrolle der zugehörigen Rechnungen.
  • Interne Zusammenarbeit: Enge Abstimmung mit den internen Abteilungen zur Unterstützung und Optimierung der Büroprozesse.
  • Postbearbeitung und Kurierdienste: Sie kümmern sich um den Empfang, die Verteilung und den Versand der Post sowie die Organisation von Kuriersendungen.
  • Büromaterialverwaltung: Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, um den täglichen Bedarf sicherzustellen.
  • Koordination von Wartungs- und Reinigungsarbeiten: Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, um die Instandhaltung und Sauberkeit der Räumlichkeiten sicherzustellen.

Das Anforderungsprofil

  • Ihre Basis ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
  • Zudem bringen Sie bereits erste Erfahrung im Office Management oder im Empfangsbereich mit.
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten zeichnen Sie aus, und Sie arbeiten selbstständig sowie strukturiert.
  • Ihr freundliches Auftreten und Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke kommen auch in anspruchsvollen und stressigen Situationen voll zur Geltung.
  • Sie beherrschen den sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und verfügen über verhandlungssichere Deutsch- sowie fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das Angebot

  • Unser Kunde bietet Ihnen eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Umfeld, das keine Langeweile aufkommen lässt.
  • Sie können sich auf moderne Büroräume und ein kollegiales Arbeitsklima freuen, in dem Zusammenarbeit und Wohlbefinden großgeschrieben werden.
  • Mit einer 37,5-Stunden-Woche und der Möglichkeit, Überstunden auszugleichen, wird eine ideale Balance zwischen Beruf und Freizeit geschaffen.
  • Darüber hinaus übernimmt unser Kunde die Kosten für das Deutschlandticket, um Ihren Arbeitsweg so angenehm wie möglich zu gestalten.
  • Profitieren Sie von attraktiven Mitarbeiterrabatten sowie einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersvorsorge, die Ihnen langfristige Sicherheit bietet.
  • Mit bis zu 31 Urlaubstagen und einer breiten Auswahl an Gesundheitsprogrammen wird Ihre Erholung und Ihr Wohlbefinden unterstützt – denn Ihr Erfolg liegt unserem Kunden am Herzen.
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