Das Aufgabengebiet

  • In dieser Position übernehmen Sie sämtliche administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Dazu gehören unter anderem die Terminplanung und -koordination, die Nachverfolgung sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
  • Auch die Organisation von Geschäftsreisen liegt in Ihrer Hand. Sie kümmern sich um Buchungen, die zeitliche Planung sowie um die Reisekostenabrechnung.
  • Die Abrechnung von Kreditkarten fällt ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.
  • Besucher empfangen und betreuen Sie professionell und mit einem freundlichen Auftreten.
  • Darüber hinaus sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag, unter anderem durch die Verwaltung von Büromaterialien und die Abwicklung des Bestellwesens.
  • Die schriftliche und telefonische Korrespondenz führen Sie sicher und professionell – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
  • Bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und internen Veranstaltungen zeigen Sie ein gutes Gespür für Details, Abläufe und Timing.
  • Zudem begleiten Sie eigenständig das Recruiting von Praktikantinnen und Praktikanten: Sie erstellen Stellenanzeigen, übernehmen die Vorauswahl der Bewerbungen und führen erste Gespräche im Auswahlprozess.

Das Anforderungsprofil

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, bspw. Berufserfahrung als Office Management, in der Teamassistenz oder im Hotelfach (m/w/d).
  • Vorkenntnisse im Bereich Private Equity, Investment oder Finanzwesen sind für diese Position nicht erforderlich. Viel wichtiger ist Ihre Freude daran, Abläufe zu strukturieren und ein Team im Tagesgeschäft verlässlich zu unterstützen.
  • Sie sprechen fließend Deutsch und Englisch. Niederländischkenntnisse sind ein schönes Extra, aber keine Voraussetzung.
  • Ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten zeichnen Sie aus. Ihre Arbeitsweise ist geprägt von einem hohen Maß an Organisationstalent, Eigeninitiative und Pragmatismus.
  • In stressigen und herausfordernden Momenten verlieren Sie weder den Kopf noch den Humor und behalten stets den Blick für das Wesentliche.
  • Ihr Auftreten ist freundlich, verbindlich und serviceorientiert. Sie kommunizieren klar und wertschätzend auf allen Ebenen.
  • Der sichere Umgang mit MS Office gehört für Sie zum Arbeitsalltag dazu.
  • Auch persönlich passen Sie gut in das Team, wenn Sie Begeisterungsfähigkeit, Bodenständigkeit und eine Portion Humor mitbringen.

Das Angebot

  • Ein kleines, familiäres Team am Standort Düsseldorf mit rund zehn Kolleginnen und Kollegen und gleichzeitig die Sicherheit eines größeren Unternehmensverbunds
  • Klare Arbeitszeiten von 9 bis 18 Uhr, mit geregelter Präsenz vor Ort – für alle, die den direkten Austausch im Büro schätzen
  • Ein wertschätzendes Miteinander ohne starre Hierarchien und mit echter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
  • Eine gelebte Du-Kultur, bei der Kollegialität und Offenheit im Mittelpunkt stehen
  • Offiziell 25 Urlaubstage, ergänzt durch eine freie Zeit ab der jährlichen Weihnachtsfeier bis zum ersten Montag im neuen Jahr
  • Ein jährlicher gemeinsamer Skiurlaub stärkt das Wir-Gefühl, zu besonderen Anlässen wie Jubiläen wird auch gern größer gefeiert – manchmal sogar mit Familie
  • Bei entsprechendem Jahreserfolg besteht die Möglichkeit eines Bonus, auch wenn dieser nicht vertraglich fixiert ist
  • Kostenfreier Parkplatz oder alternativ die vollständige Kostenübernahme für das Deutschlandticket
  • Eine ausgeprägte Teamlunch-Kultur mit täglichen gemeinsamen Mittagessen in geselliger Runde
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